Política de privacidad
POLÍTICA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
EL COLABORATORIO S.A.S.
Para El Colaboratorio S.A.S., como Responsable, es prioridad garantizar la privacidad de los Datos Personales provistos por los Titulares, al igual que comunicar en forma transparente el uso que les damos.
En virtud de lo anterior, presentamos nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales, en cumplimiento de la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, la Ley 2300 de 2023 y del Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015, con el fin de permitir a los Titulares el ejercicio del derecho de Habeas Data y garantizar un adecuado almacenamiento y tratamiento de los datos personales recolectados por parte de El Colaboratorio S.A.S.
1. RESPONSABLE
El Colaboratorio S.A.S. es sociedad comercial, debidamente constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia, domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C. e identificada con el NIT 900.991.182-8 (el “Responsable” o “El Colaboratorio”), cuyos datos de contacto son los siguientes:
Dirección: Calle 78 #24-41
Teléfono: (601) 711 5707
Correo electrónico: info@cacaodisidente.com
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política será aplicable durante la realización de todas las actividades que involucren la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y la transferencia y/o transmisión de Datos Personales, registrados en cualquier Base de Datos del Responsable o en cualquier actividad que sea desarrollada por éste.
3. DEFINICIONES
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
- Aviso de Privacidad: Documento (electrónico, verbal o escrito) generado por el Responsable para dar a conocer la existencia de esta política y la finalidad de la recolección y uso de los datos.
- Base de Datos: Conjunto de Datos Personales objeto de Tratamiento por parte del Responsable.
- Dato Personal: Cualquier información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables.
- Datos Públicos: Datos relativos al estado civil, número de documento de identidad, profesión u oficio y demás que puedan estar contenidos en registros o documentos públicos.
- Datos Sensibles: Información que pueda afectar la intimidad del Titular o cuyo uso pueda generar discriminación.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realice el Tratamiento por cuenta del Responsable.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la Base de Datos y el Tratamiento, es decir, El Colaboratorio S.A.S.
- Titular: Persona natural propietaria de los Datos Personales.
- Transferencia: Envío de Datos Personales a un receptor que, a su vez, es Responsable y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: Comunicación de Datos Personales cuando el Encargado realiza Tratamiento por cuenta del Responsable.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).
4. PRINCIPIOS Y DEBERES
El presente Anexo se rige por los principios y deberes establecidos en el artículo 4° de la Ley 1581 de 2012.
5. CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS
En las Bases de Datos de El Colaboratorio se almacenan Datos Personales como nombres, apellidos, fecha de nacimiento, número y tipo de identificación, nacionalidad, edad, género, estado civil, dirección, teléfonos, correo electrónico, números de cuentas bancarias, registros sobre el estado del cumplimiento de obligaciones y otros. Con previa autorización del Titular, también se podrá almacenar información sensible conforme a los artículos 5 y 7 de la Ley 1581 de 2012.
6. TRATAMIENTO
El Tratamiento que realizará El Colaboratorio respecto de los Datos Personales contenidos en sus Bases de Datos incluirá operaciones tales como recolectar, almacenar, usar, circular, registrar, administrar, reportar, procesar, emplear, evaluar, analizar, confirmar, intercambiar, reproducir, organizar, actualizar y suprimir, de conformidad con las disposiciones normativas aplicables y en el marco de su objeto social para fines financieros, contables, administrativos, operativos, estadísticos, comerciales y para todo aquello que se considere pertinente en desarrollo de sus funciones y operaciones.
El Colaboratorio comunica que ciertos Datos Personales recabados a través de formularios serán incorporados a ficheros que podrán encontrarse registrados ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y otros datos serán recabados únicamente para la relación contractual específica con los Titulares. Una vez alcanzada la finalidad pretendida, dichos datos podrán ser eliminados cumpliendo todas las garantías legales.
Los Datos Personales serán tratados con altos estándares de seguridad, utilizando, como mínimo, los mismos mecanismos de protección que el Responsable aplica a su propia información confidencial.
i. Autorización
El Responsable obtendrá autorización previa y expresa de los Titulares para tratar los Datos, salvo las excepciones previstas en la Ley 1581 de 2012. No se requerirá autorización cuando:
- La información sea solicitada por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Se trate de datos de naturaleza pública.
- Existan casos de urgencia médica o sanitaria.
- El Tratamiento esté autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Los datos se relacionen con el Registro Civil de las Personas.
7. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
En el evento en que se traten Datos Sensibles, El Colaboratorio garantiza que:
- Obtendrá consentimiento expreso de los Titulares.
- Informará a los Titulares que, por tratarse de Datos Sensibles, no están obligados a responder ni a autorizar su Tratamiento.
- Informará de forma explícita y previa cuáles datos son sensibles y la finalidad de su Tratamiento.
8. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD
El Colaboratorio tratará datos de menores únicamente con la autorización de sus representantes legales o tutores. Estos Datos Personales se utilizarán para dar visibilidad a proyectos y actividades que realiza el Responsable con comunidades y trabajadores. La autorización es voluntaria y no es requisito obligatorio para la participación de los menores en actividades.
Los Datos recolectados serán tratados para la realización de la actividad y el material audiovisual podrá ser publicado en las redes sociales del Responsable en consonancia con la Ley 1581 de 2012.
9. FINALIDAD
La información recolectada por El Colaboratorio será utilizada para el adecuado desarrollo de su objeto social. La información sobre miembros, clientes, proveedores, accionistas y trabajadores, actuales o pasados, se almacenará para facilitar, promover, permitir o mantener relaciones contractuales de carácter laboral, civil y/o comercial, según sea aplicable.
Finalidades generales:
- Transmitir Datos Personales a terceros nacionales o extranjeros encargados para que realicen Tratamiento por cuenta del Responsable.
- Transferir Datos Personales a terceros para que realicen su propio Tratamiento.
- Contactar a los Titulares por cualquier medio para cumplir el objeto social de El Colaboratorio.
Clientes:
(i) Comunicar información relacionada con el objeto social del Responsable, (ii) informar promociones y actividades, (iii) establecer comunicación constante, (iv) realizar encuestas de calidad, (v) promover actividades de mercadeo, (vi) proporcionar información por correo, SMS, redes sociales o web, (vii) gestiones administrativas y financieras, (viii) transferir datos a entidades estatales cuando sea requerido, (ix) reportar obligaciones incumplidas a centrales de riesgo según la Ley 1266 de 2008, etc.
Empleados:
Gestión de actividades laborales, comunicación interna, protección de salud y seguridad, cumplimiento de requisitos legales, protección de derechos de la Compañía, monitoreo de cumplimiento de políticas internas y verificación de competencias, entre otros.
Proveedores, contratistas y terceros:
Desarrollo normal de la relación contractual, prestación de servicios, control de ingreso a instalaciones, registro fotográfico de actividades, convocatorias a reuniones de seguimiento y cualquier finalidad adicional autorizada.
Candidatos:
Contacto sobre futuros cargos y control de entrevistas previas.
10. CONSULTAS Y REPORTES EN CENTRALES DE RIESGOS
El Responsable podrá efectuar consultas y reportes en centrales de riesgos respecto de aquellos Titulares cuya relación comercial involucre el cumplimiento de obligaciones financieras, conforme a la Ley 1266 de 2008.
11. MEDIDAS DE SEGURIDAD
El Colaboratorio adopta medidas de seguridad técnicas, humanas y organizativas para evitar alteración, pérdida, uso o acceso no autorizado. Dichas medidas cumplen los requerimientos legales y se evalúan periódicamente.
12. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES
La información recolectada podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales y contratistas para fines relacionados con la operación de El Colaboratorio. También podrá ser transferida a terceros países, garantizando el cumplimiento de la normativa colombiana.
13. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
- Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente al Responsable o Encargado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso dado a sus Datos Personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
- Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales.
14. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
- El Tratamiento responderá al interés superior de los menores.
- Se garantizarán sus derechos fundamentales.
- Se contará con la autorización de al menos uno de los representantes legales, garantizando el derecho del menor a ser escuchado.
- Se informará que no están obligados a autorizar el Tratamiento.
15. PROCEDIMIENTO DE PRESENTACIÓN Y RESPUESTA DE CONSULTAS
Los Titulares podrán consultar su información personal: la solicitud debe presentarse por escrito o por correo electrónico. Las consultas se atenderán en un término de quince (15) días hábiles, prorrogables hasta diez (10) días adicionales informando los motivos de la demora.
16. PROCEDIMIENTO DE PRESENTACIÓN Y RESPUESTA DE QUEJAS Y RECLAMOS
Las quejas o reclamos deben contener identificación del Titular, descripción de los hechos, dirección y documentación de soporte. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá subsanación dentro de cinco (5) días hábiles. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles; de ser necesario se podrá prorrogar ocho (8) días adicionales informando las razones.
17. PROPIEDAD INTELECTUAL
El contenido (artículos, imágenes, videos, logos, diseños, etc.) compartido a través de los canales digitales de El Colaboratorio es de su propiedad. Cualquier reproducción o transmisión con fines comerciales sin autorización está prohibida.
18. COOKIES
Las cookies son datos que se almacenan en el dispositivo del usuario para mejorar la experiencia en el sitio web. Las páginas del Responsable podrán utilizarlas; el usuario puede deshabilitarlas desde su navegador en cualquier momento.
19. VIGENCIA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
La información suministrada por los Titulares permanecerá almacenada por el término necesario para el cumplimiento de los fines para los cuales fue incorporada.
20. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE
Para peticiones, quejas o reclamos relacionados con Datos Personales, los Titulares pueden escribir a info@cacaodisidente.com.
21. MODIFICACIÓN
La presente versión de la Política de Tratamiento de Datos Personales estará vigente a partir del 17 de julio de 2024. El Colaboratorio se reserva el derecho a modificarla en cualquier momento, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.